そもそも議事録の役割とは
会議などの内容を記録に残すもの、それが議事録です。主に上司への報告や、参加者または欠席者との情報共有のために作成します。口頭でやりとりした内容をキチンと文字に残すことで、後日になって「言った」「言わない」の記憶違いやコミュニケーションミスを防ぐ、そんな役割もあります。 しかしこの議事録の作成は意外と面倒です。会議で決まったことをすぐに実行に移さないといけませんし、議事録は重要ですが、作成にはなるべく時間を掛けたくないのが本音です。そこでEvernoteを活用した、Evernote流議事録の作成術を紹介しましょう。Evernote で議事録をとることで生産性を高め、作成時間の短縮やその後の作業をスムーズに行うことができます。
雛形を作成しよう
最初に、会議の概要、日時、開催場所、参加者、内容を列挙します。事前にこれらを表形式で記述できるような、雛形ノートを作っておき、社内共有のノートブックに保存しておきましょう。議事録の作成の手間が減り、また社内の議事録全体の形式やクオリティがある程度均一化されます。
議事録に名刺を加えよう
例えば他社との打ち合わせの場合には、交換した名刺を写真で撮って貼り付けるのもよいでしょう。スマホなどで写真を撮るだけです。その方が名刺を目で見て、相手先の参加者を手打ちするよりも、簡単で間違いもなくたくさん情報量を載せることができます。またこの作業を行うことで、社員全員が名刺交換を行わなくても、相手先の名刺を把握することができます。議事録の作成と名刺の共有が同時にできるわけです。
会議の資料を共有しよう
社内会議の資料やこちらから出す資料場合は、会議後に共有してもよいですが、どうせ共有するなら会議の事前にEvernoteで共有しておきましょう。相手先からいただく資料はスキャナーなど電子化して会議後に共有しましょう。スキャナーがない場合は、Evernote社のアプリScannableを使って電子化するのがおすすめです。簡単に紙資料をPDF化でき、即Evernoteに共有できます。意外と会議資料は、紙のままで置いてくとどこにやったかわからなくなりがちなので、議事録に添付することをルール化しておけば、会議に日付や内容から簡単に資料が検索できるようになります。
会議内容を効率よく議事録に落とし込もう
会議内容を詳細に記録するには、音声をそのまま録音するのがおすすめです。Evernoteなら簡単に音声録音ができるので会議内容を丸ごと録音しましょう。後になって「言った」「言わない」の記憶違いもこれで防ぐことができます。もちろん音声だけだと、後から確認する時に全ての音声を聞き直さなくてはならなくなるので、要点だけはまとめておきましょう。議事録は箇条書きで書いていくのがコツです。Evernoteは録音しながらでも、ノートに記述ができます。リスト機能とインデントをうまく使いながら、会話の流れや要点を簡潔に記述してきましょう。細かいところは音声が補足してくれると思うと、全てを記録しなければというプレッシャーもなくなり、メモを記述しながらでも本来の会議に集中することができます。もしホワイトボードなどを使った場合は会議後に写真で撮って、それも議事録に付け加えましょう。
文字、音声、写真の3点でその日の会議内容を記録することにより、会議に参加した人だけでなく、仮に欠席してしまった人でも簡単かつ詳細にその日の会議内容を振り返ることができます。もし文字だけで同じ情報量を伝えようとした場合は、とてつもない長さの議事録になるかと思います。作成にも膨大な時間が掛かるでしょう。Evernoteは手軽にこの３つを一つのノートに共有できるので、議事録の質を簡単に上げることができます。
タスク管理も一緒に行おう
また会議の終わりには、会議の決定事項を記述しておき、それによって発生する作業のチェックリストを、その場で作ってしまいましょう。担当者と期限を決め、Evernoteのチェックボックスとリマインダー機能で、全員と共有します。誰が何をいつまでにするのかを、会議参加者全員で共有しておくことで、忘れてしまうことを防止しまた会議の質をより良いものにしていくことができます。
まとめ
いかがでしょうか。これらを全て繋ぎ合わせると全体像はこのようになります。
このEvernote流議事録のやり方で議事録を作成していくと、議事録の作成が手軽になるだけでなく、資料を後から簡単に検索できるようになったり、会議後の作業をスムーズに行うことができるようになったり、社内の生産性そのものを向上させることができます。ぜひお試しください。
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