営業の成果が中々上がらず、営業担当者をどのように管理・育成していけばよいのか、お悩みの社長様や上司の方も多いと思います。例えば日報や朝礼での報告会議などで進捗管理行っている企業も多いと思いますが、それでも失注の原因がわからない、部下の活動内容が見えてこない、というお話もよくお聞きします。

営業の評価は、受注・失注あるいは一定期間の成約数といった成果のみと思われがちです。しかし、「失注」といはっても実際には、最初から見込みの薄い顧客にアプローチしてしまったケース、商談中のフォローが手薄だったために成約しなかったケース、価格の面でどうしても折り合いがつかなかったケースなど原因は様々です。上司の方は結果だけでなく、こうした原因に気を配って部下を指導していく必要があります。 そのためにも進捗管理を行い、営業活動の今を見える化していく必要があります。

そしてこのような進捗管理は大規模な管理システムを導入しなくても、Evernoteを使って代替することができます。営業管理をやらなければいけないのはわかっているが、かといって大規模な営業管理のシステムを導入するほど費用は掛けたくない、という方は、まずはEvernoteを使って簡易的な進捗管理から始めてみてはいかがでしょうか。

Evernoteで進捗を見える化しよう

Evernoteにより営業の進捗管理方法を解説していきます。まずは営業とその管理者とで共有するノートブックを作成します。そして営業は自分の案件が発生する度に、案件毎のノートを作成していきます。そしてパソコンやスマートフォンなどを通じて、日付と「1回目の訪問をした」といった商談の進捗を入力していきます。しかし注意しなければいけないことは、あまりに入力しなければならないことが多いと、入力が非常に大変になり営業にとって負担となってしまいます。進捗管理にはその案件に対して「いつ」「誰が」「何をしたのか」の過去の履歴と「今どの段階なのか」という今のフェーズがわかればよいのです。そのためなるべく入力しなければいけないことは最小限にする仕組みが必要です。

営業に負担の少ない進捗管理を

「誰が」については、ノートを作成した時に名前が「作成者」の欄に自動で入るので、誰の案件なのかが一目でわかります。
そして「今どの段階なのか」に関しては予めタグを設定しておきましょう。例えば「1.アプローチ中」「2.資料作成中」「3.商談中」「4.客先検討中」「5.成約・失注・保留」「6.フォロー中」など自社に合った形で大まか営業フェーズを現したタグを作成し、フェーズが変わる毎にタグも貼り替えていくのです。すると上司はタグを確認するだけで、その案件が今どの段階にあるのか、またはその段階の案件がいくつあるのかをひと目で把握できます。
最後に「何をしたのか」については内容の入力が必要ですが、商談の音声をそのまま録音して一緒に添付しておく、という方法があります。これだと一々商談内容を思い出して書き起こす必要がありませんし、生の商談が聞くことができれば、上司も具体的なアドバイスしやすくなります。

Evernoteの進捗管理のメリット

上司はその営業の進捗を確認し、ノート上でコメントを返します。営業からすれば、「もう打ち手がない」と思いがちな案件でも、上司からみると、別のアプローチ方法をアドバイスができることは多々あるかと思います。こういった進捗状況の見える化ができていれば「この顧客にはこういう資料を作ったほうがよい」「この保留中の案件はこんなフォローをしたほうがよい」といった具体的なアドバイスを送ることができます。そして運用を進めるにつれて、Evernoteには商談の履歴情報が蓄積されます。すると商談の成約・失注の原因や傾向が分析できるようになってきます。例えば、成績の良い営業担当者は最初のアプローチの仕方から違う、あるいは、成績の悪い営業担当者は作っている資料の質が低い、などといった傾向が見えてくるはずです。それらの分析により、より質の高い営業指導が行えるようになります。

また成績の良い営業の商談の音声録音や、成果の出た提案書・成功事例なども共有していけば、他の営業は参考にでき全体のレベルアップにも繋がります。このような情報共有が進んでいけば、営業同士でアドバイスし合うなど、上司と営業の縦関係だけなく、横の関係も強化でき、社内のコミュニケーションの活性にも繋がっていきます。

まとめ

営業活動が見える化できていれば、上司は「そういえばあの案件どうなった？」という漠然とした質問や、「もっと頑張れ」などといった抽象的なアドバイスを送るのではなく、具体的かつ実践的なアドバイスができます。これは、上司はもちろん部下にとっても良いことです。営業管理は奥が深いですが、まずは現状の進捗管理をしたいという方は、まずはEvernoteから始めてみてはいかがでしょうか。
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