前回、前々回とEvernoteで名刺管理を行う方法やメリットなどを解説してきました。しかしすでに名刺管理には、Evernote以外のアプリやソフトを使っている方もいらっしゃると思います。人気の名刺管理アプリといえば「camcard」や「eight」などがあります。camcardは高性能な文字認識機能によりスキャンした名刺を次々OCR化してくれるアプリです。またeightは撮影した名刺の情報を手入力でデータ化してくれるのでほぼ100％の精度で名刺を電子化してくれるアプリです。紙の名刺をとにかく電子化したい方にとってはどちらも非常に有用なアプリで使っている方も多いと思います。
しかし名刺は整理できれば良いのではなく、それを使ってどう活用していくかが重要です。このブログでは名刺を共有したり活用したりしていくには、Evernoteによる名刺管理が最適だとお勧めしていますが、残念ながらこのアプリにはどちらもEvernoteとの連携機能がありません。上記以外の名刺管理アプリやソフトを使っている場合も同様ですが、いざEvernoteに今まで貯めた名刺データを移行させようと思っても、連携機能がないためもう一度一から名刺をEvernoteでスキャンをし直さなければいけません。これは非常に面倒です。

Evernoteと非連携アプリの連携方法

しかし実はこれらのデータを簡単にEvernoteで取り込む裏ワザがあるのです。本日はその方法を紹介します。それはEvernote Web クリッパーを使う方法です。Evernote Web クリッパーとは保存したいWEBページをEvernoteのノートとして保存させるためツールです。そして「camcard」や「eight」はクラウドサービスなので、Evernoteなどと同様に、スマホはもちろんパソコンからも同じ情報を見ることができます。そこでパソコンのブラウザから名刺の画面を開き、Evernote Web クリッパーでその画面をクリップします。これだけの操作です。例えばEightの名刺をEvernote Web クリッパーでクリップすると下記のようになります。

Evernote Web クリッパーはWEBページを画像化するのではなくそのままの状態で保存してくれます。そのためテキスト情報はテキストとして保存してくれるので、コピーアンドペーストや編集もできますし、後からEvernote内で検索も簡単にできます。もちろんタグを貼ったり追記事項を追加したりもできます。ただしその時点の情報を保存しているだけなので、片方を編集するともう片方にも反映されるといった情報が同期される連携ではありませんのでご注意ください。

名刺を共有するメリット

これで、すでにたくさん貯めてしまったデータも簡単にEvernoteへの移行できます。特に「eight」などはあくまで個人用のツールのため、複数人で共有するということはあまり考えられていません。そこでEvernoteを使うことによって共有がスムーズにできるようになるのです。名刺を共有することによって実に様々メリットが生まれます。3つほど紹介しましょう。

名刺を個人で管理する

1.名刺が会社の持ち物になる

名刺を会社全体で共有することにより、名刺は個人のものから会社のものになります。取引先の連絡先が担当者しか知らないという状況もなくなり、社内の誰でも連絡先を確認できます。一部のメンバーでしか共有してはいけないような名刺がある場合も、Evernoteで閲覧権限を分けて設定することもできます。またもし名刺を紙ベースかつ個人で管理していると、例えば営業が転職・異動する際に、顧客情報を持っていかれてしまうという可能性があります。名刺を持ち出すということは、営業活動で出会ったお客様の情報を全て会社から持ち去られてしまうということです。Evernoteで名刺を管理していれば、営業の転職や異動が決まった瞬間名刺データへアクセス権を停止できますし、悪意を持ってデータ削除するなんてこともできなくなりますので、セキュリティの向上に繋がります。

2.より柔軟な管理ができる

名刺をEvernoteで管理できれば、Evernoteの優秀な検索機能はもちろんタグやリマインダーも活用できるようになりますし、名刺画像以外の画像や資料のPDFなど関連するファイルも何でも一緒に保存できます。名刺に書かれていない付加情報をどんどん加えていくことで、色々な手掛かりから目的の名刺が探せるので、検索スピードは名刺管理アプリ単体よりも圧倒的に早くなります。検索スピードが上がれば、日常の名刺を探しているような無駄な時間を削減できますね。

3.外出先から見られる

例えば顧客先に伺った時に名刺を忘れてしまい、名前と役職は覚えているけど部署がわからない、なんて状態に陥ったとします。名刺が共有されていないと、「私の机の引き出しに入っている○○さんの名刺探してください。」なんて、社内に電話で確認しなければいけなくなります。名刺の情報が知りたい時というのは、以外と緊急時が多いものです。名刺データが外からでも簡単に検索できれば、社員は安心ですし、いざという時の対応スピードアップに繋がります。

まとめ

いかがでしょうか。今回はEvernoteと非連携アプリの連携させる裏ワザを紹介しました。特にeightは名刺データを人が手で入力しているため、Evernoteで名刺をデータ化するよりも正確です。スキャンはeightを使って、共有はEvernoteなんていう使い分けもできます。何より名刺データを会社全体で共有できるようになれば様々な効果が期待できます。もはや個人で名刺管理をする時代は終わりつつあるのかもしれません。ぜひお試しください。
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